Mettiamola così: sappiamo tutti come stiano le cose, e lo so anch’io, ma scommetto che non vi è ancora capitato di sentire questa definizione: L’efficacia si realizza facendo le cose giuste e l’efficienza se si fanno nel modo giusto!
Carino, non è vero?
Bene ora possiamo toglierci di mezzo il problema: Siamo efficaci quando centriamo l’obiettivo, siamo efficienti se ci riusciamo col minimo utilizzo di risorse. Rimaniamo per un momento su queste affermazioni e spostiamole nella nostra organizzazione quotidiana, nella vita e nel lavoro … Poniamo di avere un appuntamento con un fornitore e di avere programmato di passare in banca e di visitare un cliente; probabilmente ci verrà naturale fare due considerazioni sugli orari migliori, sul traffico, sul percorso, poi facciamo due telefonate per avvisare e partiamo. Se riusciamo a portare a termine il programma senza intoppi abbiamo raggiunto l’efficacia e, se non abbiamo allungato il percorso o invertito l’ordine senza ragione, guidato e parcheggiato come previsto, siamo anche stati efficienti.
Questa banalissima esemplificazione ha lo scopo di estendere il concetto del nostro argomento di oggi ad ogni aspetto della vita in azienda, a trasformare teorie in comportamenti, ad allargarne l’utilizzo più possibile in modo da stratificare nei nostri comportamenti una sana abitudine a individuare obiettivi e perseguirne il raggiungimento in modo ottimale.
Ciò ha valore in generale per l’impresa ed il suo manager, ed in particolare per ogni aspetto dell’organizzazione interna, dalla produzione all’amministrazione, dallo studio dei modelli ai processi e, perché no, nel marketing ed in tutti i suoi vari aspetti. Pianificare e organizzare porta al successo e, necessariamente in loro assenza si otterrà il contrario.
Failing to Plan is Planning to Fail (L’insuccesso nella pianificazione è la pianificazione dell’insuccesso).
È altrettanto necessario comprendere che si può essere efficaci ma non efficienti, quando si raggiunge lo scopo ma ci è costato troppo, ed anche efficienti ma non efficaci, ovvero quando abbiamo utilizzato poche risorse ma non ce l’abbiamo fatta. Chiunque voglia fare impresa dovrà perciò sempre basarsi sul concetto di ECONOMICITÀ della gestione, concetto che comprende efficienza ed efficacia nel giusto mix e li sintetizza per quelle aziende in grado di raggiungere obiettivi utilizzando nel modo migliore risorse adeguate.
Con tutto questo abbiamo introdotto il tema di fondo, la Ruota di Deming, detta anche Ciclo di Deming o “Deming Cycle”, in sostanza un metodo che ha lo scopo di realizzare i programmi, opportunamente studiati secondo i criteri di economicità, iniziando il ciclo di quattro operazioni da ripetere finché non si è raggiunto l’obiettivo: Plan, Do, Check, Act; ovvero, Pianifica, Lavora, Verifica, Realizza. Il significato di queste operazioni, scritte su una ruota in modo da leggere sempre quella in alto e procedere avanti, ancora e ancora finché non si è capito che il piano non ha più incertezze, il lavoro scorre bene, il risultato è quello voluto ed infine l’intero processo è economico (efficace ed efficiente) e può essere registrato, scritto e ripetuto indefinitamente per avvantaggiare l’azienda al massimo.
“La mente è come un paracadute, funziona solo se si apre.”
Albert Einstein
