Il nostro quarto appuntamento ha subìto un po’ di ritardo, mi scuso con tutti voi, spero che non succeda troppo spesso. Mi sono ripromesso anche di non eccedere con i tempi perché ho notato che la durata dei primi tre appuntamenti è inavvertitamente cresciuta di parecchio ad ogni uscita. Ed eccoci all’argomento di oggi: Un appuntamento un po’ diverso perché è monotematico ma, prometto, di sicuro interesse per chiunque voglia procedere nella direzione di migliorare la propria organizzazione.
Parleremo del 34° Presidente degli Stati Uniti, Dwight Eisenhower, reso famoso dalle abili manovre che portarono gli alleati a sconfiggere la Germania del terzo reich, ed in particolare dell’operazione Overlord, il famoso sbarco in Normandia del 6 giugno 1944 che fu l’inizio della fine per Hitler. Dunque il nostro Eisenhower era Comandante in capo delle forze armate alleate in Europa ed ebbe l’incarico di pianificare le strategie necessarie a combattere e sconfiggere gli invasori. Non sarà difficile immaginare la quantità di informazioni necessarie a gestire un numero così grande di persone in armi; chiunque comprenderà le difficoltà nel dirigere armate di cielo, di terra e di mare in modo efficace in situazioni perennemente critiche e senza l’ausilio di tecnologie informatiche cui siamo tanto abituati. Ebbene?
Viene attribuita a Dwight Eisenhower l’invenzione di una matrice, detta matrice, o quadrante, di Eisenhower, cioè un quadrato grande suddiviso in quattro quadrati più piccoli in cui segnare ogni operazione che deve essere eseguita. Prima della “registrazione” in un quadrato, ogni operazione deve essere qualificata in uno dei quattro modi possibili: 1) Urgente e Importante; 2) Importante ma non Urgente; 3) Urgente ma non Importante; 4) Non Urgente e non Importante. È opportuno premettere che nessuno al mondo avrà mai il tempo di fare tutto ciò che gli passa per la testa e che, quindi, una selezione è obbligatoria. Ma come fare la selezione? Come decidere cosa è bene fare prima, o subito, oppure rimandare e rimandare a quando? Ad un momento da fissare oppure indeterminatamente? Ecco come si presenta graficamente il quadrante, la matrice di Eisenhower:
Vi sono indicate le caratteristiche che identificano qualunque operazione da fare, come:
Da fare subito Da pianificare
Da delegare Da eliminare
a seconda della posizione all’interno del quadrante. Noi tutti abbiamo capito da tempo che le cose che funzionano davvero sono anche semplici e credo che questo sia un esempio da manuale: in un colpo solo si eliminano quantità importanti di cose inutili che rallentano il flusso regolare delle attività, perché non sono importanti né urgenti; si organizzano intere categorie di cose da fare in gruppi ordinati di cose da fare subito e cose da rimandare assegnandole già in agenda ad un giorno ed ad un’ora… e, se siamo in un’organizzazione complessa, anche a persone, a reparti o ad uffici. Va da sé che anche nell’organizzazione personale di ognuno di noi è opportuno abituarsi a fare questa distinzione, più dividiamo in gruppi gli impegni più riusciamo a portarne a termine, più impariamo ad essere efficaci, piùtroviamo tempo per programmare e, infine, più diventiamo abili pianificatori più diventiamo efficienti, riducendo al minimo lo spreco di tempo che è una risorsa finita e perciò preziosissima. Giova ricordare a questo punto che la pianificazione di Dwight Eisenhower del D-day gli valse il riconoscimento di Comandante di tutte le Armate, terzo nella storia ad aver avuto questo riconoscimento, dopo George Washington e John Pershing, famoso per aver guidato le forze americane nelle terribili battaglie del fronte occidentale nella prima guerra mondiale ed aver istruito i massimi strateghi a livello mondiale. Eisenhower, detto “Ike”, fu Comandante supremo della Nato e Presidente per due mandati.
“Le cose davvero importanti sono raramente urgenti e le cose urgenti sono raramente davvero importanti. Le cose poco importanti diventano urgenti per la mancanza di pianificazione.”
Dwight Eisenhower
