Prendere il controllo delle Attività

Abbiamo riflettuto a lungo sugli obiettivi da raggiungere, abbiamo pensato alla nostra attività e l’abbiamo guardata con occhi diversi, ci siamo alzati in volo e l’abbiamo analizzata anche da lontano per non lasciarci coinvolgere dalla passione che ci lega. E cosa abbiamo visto? Probabilmente qualcuno risponderebbe “grandi problemi!”, forse altri potrebbero dire “ci stiamo riprendendo, ma la crisi energetica sarà un altro ostacolo”, ed altri “dopo le chiusure dei negozi e la pandemia, abbiamo ripreso e le cose vanno”. Ed in effetti è così, ogni attività ha la sua storia, ogni Imprenditore organizza il suo percorso e si procura un volume di affari ed un reddito, spesso anche per altri, dipendenti e collaboratori che costituiscono la struttura che consente la produzione e la vendite di beni o servizi.

Quello di cui vogliamo occuparci in questo episodio è proprio questo: il percorso dell’Imprenditore quando organizza il lavoro del giorno, il metodo di scelta delle attività che lo dovranno portare al risultato, al come spendere le ore di lavoro di quel giorno.
Non ci stiamo dimenticando le priorità, naturalmente! Qui parliamo di come realizzare le priorità che ci siamo dati, di come realizzarle in modo organizzato ed efficiente. Per farlo ricorrerò ad un grande economista e sociologo italiano, Vilfredo Pareto, che con il suo studio sull’ottimo globale, ci ha lasciato il cosiddetto Principio Paretiano, ovvero la legge del 20-80, una regola che si applica sui grandi numeri e che ci indica che con il 20% delle cause si produce l’80% degli effetti.
Se applichiamo questa regola alla nostra azienda, scopriremo che nel 20% del tempo facciamo l’80% delle cose, che il 20% dei clienti assorbono l’80% del fatturato, che il 20% dei prodotti rappresentano l’80% del venduto. Questo principio non è un teorema, non è una formula matematica, è un’applicazione empirico-statistica della Teoria dei Giochi che rileva le probabilità. Il fatto è che è corretta, non precisissima e non applicabile a tutto, proprio a tutto, ma è corretta ed è universalmente applicata.

Ciò detto, questo principio ci è utile perché ci fa risparmiare tempo, permettendoci di concentrarci sul 20% del tempo che ci dà l’80% del risultato, di lavorare al miglioramento di quel 20% di prodotti che ci danno l’80% dei ricavi, di avere contatti ed assistere maggiormente quel 20% di clienti che ci acquistano l’80% del volume di vendite.
Non vorremo certamente perdere di vista il resto che purtroppo continuerà ad assillarci, parlo dell’80% che ci crea tutto il residuo lavoro ma che ci dà solo il 20% del ricavo, no non lo vorremo, ma, consci di questo importante divario, avremo un atteggiamento diverso, cercheremo di evitare eccessive perdite di tempo (e di denaro) dedicando il nostro tempo più alle situazione recuperabili che a quelle considerate passive e negative.

Per le scelte del 20% che ho proposto: i prodotti, i clienti ed il tempo, sono soltanto esempi, vi invito a riflettere, ognuno per la propria realtà, e ad identificare quelli più utili e pertinenti. Inoltre, mentre per prodotti e clienti non vedo problemi ad individuarli, per capire dove si nasconde il 20% di tempo utile occorre accortezza e riflessione, ma ci si riesce, con la determinazione ci si riesce! Ed i vantaggi saranno così evidenti che ci sembrerà di averlo sempre fatto.
Ora che abbiamo scoperto un modo per dare maggiore importanza alle attività che danno un maggiore ritorno, è necessaria una pianificazione del tipo “cosa fare quando” utilizzando una mappa mentale del tipo descritto nel precedente episodio, oppure uno schema come questo:

In questo modo si ha una visione d’insieme delle cose che abbiamo scelto come vitali per la riuscita della nostra attività, ovvero quel 20% che fornisce l’80% del risultato, lo elaboriamo creando una successione logica ed indichiamo le scadenze cui siamo comunque obbligati.

Ora riflettiamo un momento su cosa ci siamo detti a questo proposito dall’inizio del nostro percorso:
a) È necessario identificare i nostri obiettivi
b) Con gli obiettivi ben chiari possiamo individuare le attività necessarie
c) Con l’individuazione delle attività si evidenzieranno quelle cui daremo priorità
d) … e si sceglieranno per prime quelle che costituiscono il famoso 20%
e) Successivamente si selezioneranno quelle residue che, non dimentichiamolo, ci faranno faticare per l’80% del nostro tempo e ci daranno soltanto il 20% del risultato, perciò teniamole d’occhio cercando di migliorare il rapporto, eliminandone alcune e sfrondando quelle troppo pesanti.

Anche questa newsletter non ci farà mancare la frase da ricordare; la citazione di oggi è di Winston Churchill:

“Non la forza, non l’intelligenza, ma uno sforzo continuo è la chiave che sprigiona il nostro potenziale.”