La gestione ragionata del tempo

Un ingegnere giapponese, da molti ritenuto anche eccellente filosofo, Shigeo Shingo, divenuto famoso per aver collaborato al progetto della casa automobilistica Toyota detto “Just in Time”, ci ha lasciato un messaggio piuttosto stimolante:
“Siete troppo occupati per migliorare? Prima o poi smetterete di essere troppo occupati perché la vostra attività non ha futuro!”. In genere più siamo occupati meno riusciamo a fare. Non sono il solo a dirlo, molti studi affermano la stessa cosa e, del resto, è facile intuirlo, troppe cose tutte insieme ingolfano il flusso delle attività.

Possiamo tentare di capire se impostiamo bene la nostra gestione del tempo dando un punteggio da 1 a 5 a queste domande:
1. In ordine di importanza, quello che stiamo facendo, è la cosa più importante?
2. Siamo spesso in ritardo e completiamo il lavoro all’ultimo minuto?
3. Ci lasciamo tempo sufficiente per programmare i compiti e metterli in agenda?
4. Siamo in grado di stabilire quanto tempo sarà necessario per ogni compito?
5. Veniamo spesso interrotti?
6. Ragioniamo sugli obiettivi che ci siamo dati per organizzare le priorità nei compiti?
7. Siamo in grado di stabilire se il lavoro cui ci dedichiamo è di scarso valore, utile o prezioso?

Le risposte in punteggio ci danno un’idea del nostro modo di gestire il tempo:
da 7 a 14, abbiamo ampi spazi di miglioramento ?;
da 14 a 21, qualcosa di buono viene fuori ma c’è ancora un po’ da lavorare;
da 22 a 35, stiamo programmando il nostro tempo in modo ragionato.

È possibile migliorare seguendo poche semplici regole:
1. Decidere gli obiettivi
Quando abbiamo deciso cosa vogliamo ottenere, viene di conseguenza cosa è necessario fare;

2. Dare priorità agli obiettivi
Senza priorità si vedrà soltanto una quantità di compiti da svolgere, quella che in genere ingolfa, ma organizzandoli in ordine di importanza e di utilità al raggiungimento dello scopo, si porteranno a termine efficacemente uno dopo l’altro e con soddisfazione perché si vedrà l’obiettivo sempre più vicino;

3. Il problema delle continue interruzioni
Il telefono, i collaboratori, i messaggi, tutto concorre a interrompere il flusso regolare del nostro lavoro, ma non dimentichiamoci che spesso è necessario e che anche questo è lavoro, perciò qui occorre un ulteriore grande impegno per non impedire i contatti con noi ma imparare a filtrarli in modo da escludere quelli non utili, non necessari ed intercettare invece le necessità degli altri;

4. Decidere di NON rimandare
La tentazione di rimandare è universale e fortissima ma è altrettanto temibile. In pochissimo tempo i compiti rimandati si accumulano e rendono ingestibile il nostro tempo creando il pericolo più grande: dover rincorrere i compiti urgenti e tralasciare quelli importanti. Inutile notare quanto questo ci allontani dai nostri obiettivi.

5. Mettere in agenda i compiti individuati
Abbiamo individuato obiettivi e priorità, sappiamo come è necessario muoversi, sappiamo anche cosa dobbiamo fare, ma non basta, no, è indispensabile un ultimo sforzo: bisogna mettere tutto in agenda, individuare i tempi necessari ed i giorni in cui ci lavoreremo, è vitale per l’obiettivo indicare in Agenda quando faremo quello che dobbiamo fare. Del resto, è evidente che se non diamo una scadenza ai compiti mettendoli in Agenda, non possiamo avvicinarci ai nostri obiettivi.

L’argomento della Newsletter a questo punto è completato, il seguito lo lascio a chi è interessato ad un breve approfondimento dei contenuti.

William Shakespeare scrisse “Usa il tempo, non lasciare che scivoli via” e Seneca “Non abbiamo troppo poco tempo, ne sprechiamo troppo”.
In tempi più recenti, altri hanno scritto sul tema: Michael Althsuler (esperto di leadership) “La cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che sei tu il pilota”; Charles Buxton “Non troverai mai per caso il tempo per fare le cose. Se ti serve tempo devi riuscire a creartelo”; Benjamin Franklin “Ogni minuto speso ad organizzare è un’ora guadagnata”.
Insomma, la pianificazione delle proprie giornate è sempre stato un problema molto sentito, i grandi pensatori hanno immaginato percorsi utili ed anche noi non dovremmo sottrarci a questo miglioramento importante nella nostra organizzazione che porta grandi risultati con modesto impegno e costo zero.
La gestione del tempo è un’abilità essenziale per tenere il lavoro sotto controllo e ridurre al minimo lo stress. Tutti vorremmo avere un paio di ore in più al giorno, ma dato che non è possibile, occorre dedicare intelligentemente il tempo a disposizione alle cose più importanti creando opportuni programmi in agenda.
Così facendo potremo lavorare in modo efficiente, concentrandoci sugli obiettivi e raggiungendoli, uno dopo l’altro, finché ci sembrerà impossibile non averlo sempre fatto.

Frederick Winslow Taylor nel 1911 pubblicò “The Principles of Scientific Management” la sua opera principale, universalmente nota, che raccoglie la sua esperienza di vita e di lavoro: cagionevole di salute, fu costretto ad abbandonare gli studi giuridici, iniziò a lavorare come apprendista nella fabbrica “Midvale Steel” giovanissimo e percorse tutti i gradini della carriera fino alla vetta come Ingegnere Capo essendo nel frattempo riuscito anche a laurearsi; si occupò principalmente dei metodi di semplificare i processi di lavorazione, di renderli più organici e funzionali, più logici, più efficienti.

Ancora oggi quando si parla di ricerca nell’ottimizzazione dei processi, si parla di TAYLORISMO, e, come nota di colore aggiungo che nel 1881 vinse il doppio di tennis agli US Open e nel 1900 arrivò quarto ai Giochi Olimpici di Parigi nel torneo di Golf. Ma non è per questo che ancora oggi si parla di lui, no … Frederick Taylor ci ha lasciato uno studio sull’impiego razionale del tempo, ci ha insegnato ad evitare di sprecarlo ed utilizzarlo invece con intelligenza e capacità, ci ha trasmesso un dato molto importante: il tempo è una risorsa finita da usare in modo efficiente. Il suo intero percorso di vita è lì a dimostrarcelo, come lavoratore e come sportivo, Taylor, partito da zero ha raggiunto i vertici in ogni attività.

“Chi fa un uso pessimo del tempo che gli è stato messo a disposizione, spesso è tra coloro che si lamentano di avere poco tempo.”
Jean de la Bruyere (critico e saggista francese)