Comunicare efficacemente

Il 3 dicembre 1992 l’Ingegnere britannico Neil Papworth decise che era ora di cominciare a pensare ai regali di Natale e pensò di fare bella figura inviando gli auguri ad un collega. Niente di speciale, lo so, ma questi auguri di “Merry Christmas” sono rimasti nella storia perché, per farli, l’ingegnere non usò un biglietto, ma il suo computer, e li inviò al cellulare di Richard Jarvis con la tecnologia che sarebbe esplosa di lì a poco: era nato il primo SMS della storia.

Nel 1971, Ray Tomlinson, programmatore statunitense impegnato nello sviluppo della prima grande rete di computer, chiamata Arpanet, ebbe un’idea molto innovativa: invece di lasciare i messaggi di testo all’interno del computer ed aspettare che il destinatario se li andasse a leggere, creò un metodo di invio di un messaggio da un computer ad un indirizzo esterno di un altro computer utilizzando la forma che oggi tutti conosciamo nome.cognome@provider: era nata la prima e-mail e conteneva il testo di prova “QWERTYUIOP” che non significa niente, ma arrivò a destinazione e da allora il mondo delle comunicazioni non è più lo stesso. Come molti inventori, Tomlinson non è diventato milionario. Anzi, non ha guadagnato neppure un dollaro dall’email: «Il fatto che ancora si parli di me e delle origini dell’email è la mia unica ricompensa», ha dichiarato sospirando.

Nel 2009 due ex programmatori di “Yahoo!”, Brian Acton e Jan Koum, si incontrarono per valutare le potenzialità dei nuovi Apple iPhone ed ebbero l’idea di trovare un metodo più semplice e potente di comunicazione fra cellulari. Di lì a poco nacque Whatsapp, un’applicazione oggi a tutti nota che permette di non pagare più per gli SMS e che si è arricchita di straordinarie capacità come inviare foto e video e, in ultimo, di telefonare e video-chiamare, sempre all’interno della rete e perciò gratuitamente.

In una decina d’anni o poco più il mondo dei rapporti con gli altri, in famiglia e nel lavoro, ha avuto una svolta epocale; siamo passati dalla lettera con francobollo, alla mobilità in auto o a due ruote, dall’appuntamento telefonico seguito da un incontro di persona, alle chiacchierate ed alle trattative a mezzo telefono, ai fax, ai documenti in pdf, dagli internet-cafè agli smartphone, dai terminali giganteschi ai personal computer in rete con stampanti a colori o addirittura 3D.
Premessa lunghissima davvero per arrivare all’argomento che mi sta a cuore e che rimane un problema cui occorre dare una soluzione nella vita e nel lavoro:

“Se ci serve ritrovare una e-mail di due mesi fa, riusciamo a trovarla senza grandi sforzi?”

In altri termini, il nostro sistema di archiviazione di tutte le comunicazioni che riceviamo, è efficiente? Quella foto o quel documento pdf, mi è arrivato a mezzo mail, whatsapp, o SMS? E dove l’avrò messo? Molto è stato scritto sull’argomento e non tutto è utile naturalmente, ma quello che può servire a tutti noi è imparare a dedicare un po’ di tempo e di riflessione alla gestione delle comunicazioni che riceviamo e che inviamo. Lo scopo che ci poniamo non è soltanto di trovarle più rapidamente ma, soprattutto, di permetterci di sentirci efficienti e in pieno controllo della situazione, non guazzabuglio di mille messaggi disordinati, ma una serie di caselle ordinate ognuna con i contenuti stabiliti e facilmente reperibili. Arrivare ad un risultato così desiderabile è alla portata di tutti e non è così complicato, richiede soltanto un po’ di pazienza e di concentrazione ogni volta che inviamo o riceviamo un messaggio.

La distinzione principale è fra i tre tipi di comunicazione: vediamoli uno per uno.
Gli SMS sono probabilmente i meno usati e perciò i più semplici da gestire con le tre operazioni che consiglio:
1. Leggere il messaggio e valutarlo;
2. Se non è importante cancelliamolo immediatamente;
3. Se è importante si può tenere
Con Whatsapp il sistema è molto simile, consiglio di aggiungere un pizzico di attenzione ai video e alle foto che talvolta ci assillano e di cancellarle sempre senza esitare, evitando di diffondere notizie o altro senza prima averle verificate. Non dimentichiamo che foto e video di whatsapp occupano grande spazio nel telefono ed alla fine possono rallentarne l’utilizzo.
Una breve nota sulle fotografie che scattiamo col cellulare prima di passare al punto più importante che è la gestione delle e-mail. Le nostre foto occupano uno spazio grandissimo nel cellulare e le scattiamo con piacere perché ci ricordano momenti, vacanze, situazioni, familiari e amici e non vogliamo rinunciarci, del resto, perché dovremmo? L’importante però è trovare quello che si cerca nel momento che ci serve e, se abbiamo migliaia di foto, non sempre riusciamo a farlo. Allora, nuovamente, il consiglio è di porre attenzione agli scatti, riguardiamo le foto, cancelliamo quelle doppie e quelle venute male, organizziamole in Album con un titolo comprensibile e non abbiamo paura a cancellarle … dieci foto o cinque video quasi uguali non servono, ne bastano molte meno per ricordarci il momento e rivivere l’emozione.
L’ultima nota al riguardo è “Non scattiamo foto tanto per fare … facciamole tutte belle! ?”

Ecco il focus di oggi: archiviare le e-mail in modo ragionato.
In primo luogo, i tre punti già indicati si applicano anche alle e-mail. Superato lo scalino dell’importanza del contenuto, il problema da porsi è: “Dove la conservo? Come la archivio?”. Tutti i Programmi di posta elettronica permettono la creazione di cartelle; il mio consiglio è di creare una cartella per ogni argomento, per esempio, “Newsletter”, “Cataloghi”, “Assicurazioni”, “Veicoli”, oppure, una cartella per Fornitore o per Cliente, una cartella per cose personali ed una serie di cartelle per ottimizzare l’efficacia del vostro lavoro: avere tutto sotto controllo nel minor tempo possibile. Una cartella dove mettere le e-mail che richiedono attenzione urgente e importante (es. “Oggi”), una per le e-mail che attendono risposta esterna (es. “inAttesa”) ed una per le e-mail che richiedono più tempo, una sorta di “DaFareDomani” che però deve essere monitorata come e più delle altre.
Se riusciamo ad imparare a tenere sotto controllo le nostre comunicazioni e ad organizzarle meglio, in modo da renderle facilmente reperibili, otterremo di migliorarle grandemente ed acquisiremo una tale sicurezza nella gestione del lavoro che i benefici saranno tangibili in brevissimo tempo.

“Dire molte parole e comunicare pochi pensieri è dovunque segno infallibile di mediocrità; È invece segno di testa eccellente il saper rinchiudere molti pensieri in poche parole.”
Arthur Schopenhauer